Käytössä olevat järjestelmät
- Avaa.io isännöintijärjestelmänä ja asukasportaalina
- Fennoa taloushallinnon ja kirjanpidon järjestelmänä
- KoHe Asiakasrekisteri KH Jalkahoidon asiakas- ja potilastietojen hallintaan
Tietoturva ja järjestelmät
Tietoturva ja järjestelmät KH Tieto & Taito Oy:ssä
Tällä sivulla kuvataan käytännön tasolla, miten KH Tieto & Taito Oy käsittelee tietoja, mitä järjestelmiä käytetään ja miten automaatio tukee työtä. Tarkoitus on kertoa toimintatavasta selkeästi ilman turhaa teknistä kieltä.
• käytössä ovat muun muassa Avaa.io, Fennoa ja KH Jalkahoidossa KoHe Asiakasrekisteri
• tekoälyä ei käytetä asiakas-, potilas- tai taloyhtiötietojen varsinaiseen käsittelyyn
• automaatio on sääntöpohjaista, ja poikkeamat tarkistetaan erikseen
1. Tiedot ja tietoturva
Osakas-, asiakirja- ja taloustietoja käsitellään vain niissä järjestelmissä, joita tarvitaan sovitun palvelun toteuttamiseen.
Keskeiset periaatteet
- käyttöoikeuksia hallitaan tehtävien mukaan
- tietojen käsittely perustuu sovitun palvelun toteuttamiseen
- tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asianmukaista perustetta
2. KoHe Asiakasrekisteri KH Jalkahoidossa
KH Jalkahoidossa asiakas- ja potilastietojen hallintaan käytetään KoHe Asiakasrekisteriä. KoHe on KH Tieto & Taito Oy:n kehittämä selainkäyttöinen järjestelmä, jossa asiakkaat, käynnit, hoitokirjaukset, laskutus, suojatut liitteet ja käyttöoikeudet pysyvät samassa hallitussa kokonaisuudessa.
Mihin KoHea käytetään KH Jalkahoidossa
- KH Jalkahoidon asiakas- ja potilastietojen hallintaan
- hoitokäyntien ja hoitokirjausten kirjaamiseen
- laskutuksen, maksujen ja suojattujen hoitoliitteiden hallintaan
- käyttöoikeuksien, lokituksen ja tietoturvavalvonnan hallintaan
KoHe erillisenä palveluna
KoHe Asiakasrekisteriä kehitetään palveluyrityksille, jotka tarvitsevat selkeän asiakasrekisterin, potilastietojen hallintaa, laskutusta, palvelupaketteja tai suojattua tiedostojen lähettämistä. Lue lisää KoHesta osoitteessa KoHe.info.
3. Tekoälyn käyttö
Tekoälyä voidaan käyttää viestinnän ja tekstien jäsentelyn tukena. Asiakas-, potilas- tai taloyhtiötietoja ei syötetä kielimalleihin, eikä tekoälyä käytetä päätöksentekoon tai maksuliikenteeseen.
Mihin tekoälyä voidaan käyttää
Esimerkiksi tekstin luonnosteluun, jäsentelyyn ja viestien selkeyttämiseen ilman asiakas-, potilas- tai taloyhtiökohtaisen datan syöttämistä.
Mihin tekoälyä ei käytetä
Tekoälyä ei käytetä asiakas-, potilas- tai taloyhtiötietojen varsinaiseen käsittelyyn, päätöksentekoon, maksuliikenteeseen eikä asiantuntijan harkinnan korvaamiseen.
Vastuu säilyy ihmisellä
Kaikki päätökset, arviot ja toimenpiteet tekee vastuullinen henkilö. Järjestelmät tukevat työtä, mutta eivät korvaa harkintaa.
4. Maksuliikenne ja seuranta
Maksuliikenne hoidetaan asiakkaan omalta pankkitililtä käytössä olevan järjestelmän kautta. Näkyvyys raportointiin ja seurantaan määräytyy palvelumallin ja käytössä olevien järjestelmien mukaan.
Maksuliikenteen perusperiaatteet
- maksut kulkevat asiakkaan omalta tililtä
- käsittely tapahtuu järjestelmässä
- poikkeamat voidaan tunnistaa ja tarkistaa erikseen
Seuranta ja läpinäkyvyys
- talouden raportointi on käytettävissä palvelumallin mukaisesti
- asiakirjat ja päätökset tallennetaan järjestelmään
- erillisveloitettavista töistä sovitaan etukäteen
5. Automaatio
Automaatio liittyy palvelussa pääasiassa rutiineihin, kuten maksujen kohdistamiseen ja kirjanpidon tiliöintiin. Se toimii ennalta määritellyillä säännöillä eikä tee itsenäisiä päätöksiä.
Jos järjestelmässä havaitaan poikkeama, asia tarkistetaan erikseen ennen jatkotoimia. Tavoitteena on vähentää rutiinityötä, ei siirtää vastuuta järjestelmälle.
6. Usein kysyttyä tietoturvasta ja järjestelmistä
Jos jokin oman palvelun, yrityksen tai taloyhtiön näkökulmasta mietityttää, asiasta voi kysyä yhteydenoton yhteydessä.
Missä tietoja käsitellään?
Tietoja käsitellään sovitun palvelun toteuttamiseen tarvittavissa järjestelmissä. Käytössä ovat muun muassa Avaa.io, Fennoa ja KH Jalkahoidossa KoHe Asiakasrekisteri.
Käytetäänkö tekoälyä tietojen käsittelyyn?
Ei. Tekoälyä voidaan käyttää viestinnän ja tekstin jäsentelyn tukena, mutta asiakas-, potilas- tai taloyhtiötietoja ei syötetä kielimalleihin. Tekoäly ei tee päätöksiä eikä käsittele maksuliikennettä.
Voiko asiakas tai hallitus seurata taloutta?
Kyllä. Näkyvyys talouden raportointiin, asiakirjoihin ja seurantaan määräytyy palvelumallin ja käytössä olevien järjestelmien mukaan.
Mitä automaatio käytännössä tarkoittaa?
Automaatio tarkoittaa sääntöpohjaisia toimintoja, kuten maksujen kohdistamista ja kirjanpidon tiliöintiä. Poikkeamat tarkistetaan erikseen.
