Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten KH Tieto & Taito Oy käsittelee henkilötietoja
verkkosivustoillaan ja palveluidensa yhteydessä.
1. Rekisterinpitäjä
KH Tieto & Taito Oy
Y-tunnus: 3494176-5
Jakomäentie 15 E, 00770 Helsinki
Sähköposti: asiakaspalvelu@khtietotaito.fi
2. Selosteen piiriin kuuluvat palvelut ja brändit
- KH Jalkahoito
- KoHe Asiakasrekisteri
- KH Jalkahoidon potilastietojärjestelmä
- KH Market
- KH Tili & Tuki
- KH Toiminnantarkastus
- Koillis-Helsingin Isännöinti
2.1 KoHe Asiakasrekisteri ja KH Jalkahoito
KoHe Asiakasrekisteri on KH Tieto & Taito Oy:n kehittämä selainkäyttöinen asiakas- ja
potilastietojen hallintajärjestelmä. KH Jalkahoidossa KoHe Asiakasrekisteriä käytetään
potilastietojärjestelmänä sekä asiakas-, käynti-, laskutus- ja liitetietojen hallintaan.
KoHe Asiakasrekisteri on rekisteröity Astori-rekisteriin B-luokkaan kuuluvana potilastietojärjestelmänä.
Järjestelmää käytetään ilman Kanta-yhteyttä. Järjestelmään tallennetaan vain palvelun,
hoidon, laskutuksen, tietoturvan ja lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellisia tietoja.
KH Jalkahoidon omassa käytössä KH Tieto & Taito Oy toimii rekisterinpitäjänä. Jos KoHe
Asiakasrekisteriä tarjotaan toisen organisaation käyttöön, kyseinen organisaatio toimii omien
asiakas- ja potilastietojensa rekisterinpitäjänä. Tällöin KH Tieto & Taito Oy toimii henkilötietojen
käsittelijänä erillisen sopimuksen mukaisesti.
3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
- Suostumus (GDPR 6.1.a)
- Sopimus (GDPR 6.1.b)
- Oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
4. Kerättävät tiedot
- nimi
- sähköpostiosoite
- yrityksen tai taloyhtiön nimi
- asema organisaatiossa
KH Market -verkkokauppa
KH Marketin verkkokaupassa voidaan käsitellä lisäksi tilaamiseen ja toimitukseen liittyviä tietoja, kuten asiakkaan nimeä,
sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa, toimitusosoitetta, tilauksen sisältöä, toimitustapaa, maksun vahvistustietoa,
tilausnumeroa sekä asiakaspalvelun yhteydessä annettuja lisätietoja.
Maksukorttitietoja ei tallenneta KH Marketin omiin järjestelmiin, vaan maksaminen tapahtuu ulkopuolisen maksupalveluntarjoajan kautta.
KH Jalkahoito
KH Jalkahoidon palveluissa voidaan käsitellä myös hoidon kannalta välttämättömiä terveystietoja, kuten jalkojen kuntoon ja hoidon tarpeeseen liittyviä tietoja. Kyseessä ovat EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset erityiset henkilötietoryhmät, joita käsitellään ainoastaan palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömässä laajuudessa ja lainmukaisella perusteella.
KoHe Asiakasrekisteri ja KH Jalkahoidon potilastietojärjestelmä
KoHe Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä asiakkaan ja potilaan perustietoja, yhteystietoja,
tunnistamiseen liittyviä tietoja, ajanvaraus- ja käyntitietoja, hoitokäyntien päivämääriä, hoitokirjauksia,
hoidon kannalta välttämättömiä terveystietoja, laskutukseen ja maksuihin liittyviä tietoja,
suojattuja liitteitä, käyttäjätietoja sekä järjestelmän käytön lokitietoja käyttötarkoituksen mukaan.
KH Jalkahoidon käytössä KoHe Asiakasrekisterissä käsitellään vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia
ajanvarausten, jalkahoidon toteuttamisen, potilaskirjausten, laskutuksen, tietoturvan, käyttöoikeuksien
hallinnan ja sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen kannalta.
KoHe Asiakasrekisterin palvelu- ja liiketoimintapuolella voidaan käsitellä myös muita kuin kliinisiä asiakastietoja,
kuten palvelupaketteja, lahjakortteja, verkkokaupan ostotietoja, maksu- ja hyvitystietoja sekä
asiakasyrityksiin tai yhteyshenkilöihin liittyviä tietoja, jos nämä ominaisuudet ovat käytössä.
5. Outreach-palvelut ja tietojen lähteet (GDPR 14)
Outreach-palveluissa käytettävät yhteystiedot kerätään ainoastaan julkisista lähteistä,
kuten yritys- ja yhteisörekistereistä, hakemistoista sekä organisaatioiden omilta verkkosivuilta.
Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (GDPR 6.1.f), kun yhteydenotto liittyy
vastaanottajan organisaation toimintaan tai hänen rooliinsa siinä.
Rekisteröidylle kerrotaan ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä:
- rekisterinpitäjä
- käsittelyn tarkoitus
- tietojen lähde
- oikeus vastustaa käsittelyä
Jos yhteydenotto ei ole vastaanottajalle relevantti tai rekisteröity vastustaa käsittelyä,
tiedot poistetaan viipymättä.
6. Rekisterinpitäjän ja käsittelijän roolit
KH Tieto & Taito Oy toimii:
- rekisterinpitäjänä, kun käsittelemme henkilötietoja omia liiketoimintatarkoituksiamme varten
- henkilötietojen käsittelijänä, kun käsittelemme tietoja asiakkaan lukuun ja asiakkaan määrittämiin tarkoituksiin
Käsittelijätilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu sovellettavaan tietojenkäsittelysopimukseen (GDPR 28 artikla).
7. Tietojen käyttötarkoitus
- asiakasviestintä
- yhteydenottopyynnöt
- palveluiden ylläpitäminen ja kehittäminen
KH Market -verkkokauppa
- tilausten vastaanottaminen, käsittely ja toimittaminen
- asiakkaan tunnistaminen ja tilausvahvistusten lähettäminen
- maksujen vahvistaminen ja maksutapahtumien käsittely
- kuittien ja kirjanpitoaineiston muodostaminen ja toimittaminen
- asiakaspalvelu, palautusten ja reklamaatioiden käsittely
- verkkokaupan toimivuuden, turvallisuuden ja käytettävyyden ylläpitäminen ja kehittäminen
KoHe Asiakasrekisteri ja KH Jalkahoidon potilastietojärjestelmä
- ajanvarausten ja hoitokäyntien hallinta
- potilas- ja asiakassuhteen hoitaminen
- hoidon suunnittelu, toteuttaminen ja kirjaaminen
- laskutuksen, maksujen ja niihin liittyvän viestinnän toteuttaminen
- käyttöoikeuksien, lokituksen ja tietoturvan varmistaminen
- palvelun laadun, käytettävyyden ja potilasturvallisuuden ylläpitäminen ja kehittäminen
- suojattujen hoitoliitteiden ja muiden salattujen tiedostolähetysten välittäminen
- palvelupakettien, lahjakorttien, verkkokaupan ja asiakasyritysten hallinta silloin, kun ominaisuudet ovat käytössä
8. Markkinoinnin vastustaminen
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa.
9. Säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen käsittelyn tarkoituksen, sopimuksen, lakisääteisten velvoitteiden tai oikeutetun edun perusteella.
KH Jalkahoidon palveluissa syntyviä potilastietoja säilytetään KoHe Asiakasrekisterissä sekä tarvittaessa
rajatussa manuaalisessa aineistossa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa säilytysvälineessä lukitussa
tilassa, ja siihen on pääsy vain palveluntuottajalla tai erikseen valtuutetulla henkilöllä. Tietoja käsitellään
luottamuksellisesti, ja niitä käytetään vain hoidon toteuttamiseen, potilas- ja asiakassuhteen hoitamiseen,
laskutukseen sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.
KoHe Asiakasrekisterissä käsiteltäviä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen palvelun
tuottamiseksi, hoidon toteuttamiseksi, laskutuksen hoitamiseksi, tietoturvan varmistamiseksi sekä sovellettavien
lakien ja viranomaisvaatimusten täyttämiseksi. Säilytysaikoja arvioidaan säännöllisesti, ja tarpeettomat tiedot
poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.
Esimerkkejä säilytysajoista
- kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan
- tilaus- ja laskutustietoja säilytetään sopimus- ja kirjanpitovelvoitteiden edellyttämän ajan
- yhteydenottopyyntöjä ja asiakasviestintää säilytetään vain niin kauan kuin asian käsittely sitä edellyttää
- potilasasiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan terveydenhuollon lainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä
10. Tietoturva
- rajatut käyttöoikeudet
- suojatut järjestelmät
- turvalliset yhteydet
- henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja kaksivaiheinen tunnistautuminen KoHe Asiakasrekisterissä
- lokitus, käyttöoikeuksien hallinta ja organisaatiokohtainen tietojen rajaus KoHe Asiakasrekisterissä
- suojatut tiedostolähetykset, joissa vastaanottajan pääsy voidaan rajata kertakäyttöiseen tai määräaikaiseen linkkiin
- tietoturvapoikkeamien seuranta ja hallinnollinen valvonta järjestelmän käytössä
11. Tietojen luovutus
Emme myy henkilötietoja. Käytämme tarvittaessa luotettavia palveluntarjoajia palveluiden toteuttamiseen, ylläpitoon, viestintään, maksuihin, kirjanpitoon ja tietoturvan varmistamiseen.
KH Marketin verkkokaupassa henkilötietoja voidaan käsitellä lisäksi seuraavien palveluiden kautta siinä laajuudessa kuin tilauksen, maksamisen, viestinnän tai kirjanpidon hoitaminen edellyttää:
- SumUp maksujen käsittelyyn ja maksun vahvistamiseen
- Mailgun tilausvahvistusten, kuittien ja muiden palveluviestien lähettämiseen
- Fennoa kirjanpitoaineiston vastaanottamiseen sähköpostiliitteen kautta
- Google Analytics sivuston käytön mittaamiseen, jos käyttäjä hyväksyy analytiikkaevästeet
Tietoja luovutetaan vain siinä määrin kuin se on tarpeen tilauksen käsittelyn, maksamisen, viestinnän, kirjanpidon tai verkkokaupan analytiikan toteuttamiseen.
KoHe Asiakasrekisterissä ja KH Jalkahoidon potilastietojärjestelmäkäytössä tietoja voidaan käsitellä myös palvelun tuottamiseen osallistuvien teknisten
palveluntarjoajien kautta vain siinä laajuudessa kuin järjestelmän hosting, tietoturva, varmuuskopiointi,
viestintä tai ylläpito sitä edellyttää. Potilas- ja asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lainmukaista perustetta.
KoHe Asiakasrekisteriin liittyviä teknisiä palveluita voivat olla esimerkiksi sovelluksen ja tietokannan
ylläpito, sähköpostiviestien lähettäminen, maksujen käsittely, tiedostojen säilytys, varmuuskopiointi,
lokitus ja valvonta. Palveluntarjoajia käytetään vain siinä laajuudessa kuin palvelun toiminta, ylläpito ja tietoturva edellyttävät.
11.1 Kansainväliset tietosiirrot
KH Tieto & Taito Oy pyrkii käyttämään palveluntarjoajia, joiden palvelut tuotetaan Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella.
Mikäli henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevien palveluntarjoajien kautta, käsittelyssä käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muuta lainmukaista siirtoperustetta.
12. Rekisteröidyn oikeudet
- tarkastaa tiedot
- oikaista tiedot
- pyytää tietojen poistamista sovellettavan lainsäädännön rajoissa
- rajoittaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
- saada tiedot siirrettävässä muodossa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti
- peruuttaa suostumus milloin tahansa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@khtietotaito.fi.
13. Evästeet
Sivusto käyttää evästeitä sivuston toiminnan ylläpitämiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen.
KH Marketissa käytetään lisäksi välttämättömiä evästeitä esimerkiksi ostoskorin ja kassatoimintojen ylläpitämiseen. Analytiikkaa käytetään vain käyttäjän suostumuksella evästebannerissa tehdyn valinnan mukaisesti.
14. Tekoäly ja asiakaspalveluautomaatio
KH Tieto & Taito Oy voi käyttää tekoälyyn perustuvia järjestelmiä asiakaspalvelun ja viestinnän tukena.
Asiakaspalveluautomaatio
- järjestelmä voi analysoida viestin sisältöä
- järjestelmä voi tuottaa vastausluonnoksia
- järjestelmä voi hyödyntää aiempia hyväksyttyjä vastauksia
Tekoälyn tuottamat vastaukset tarkistetaan ennen lähettämistä. Viestejä ei lähetetä automaattisesti ilman ihmisen hyväksyntää.
Rajaukset
- tekoälyjärjestelmiin ei syötetä arkaluonteisia henkilötietoja
- tekoälyä ei käytetä yksittäisten asiakas- tai potilastietojen varsinaiseen käsittelyyn
Tekoäly ei tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn (GDPR 22 artikla).
Viestien tallennus
Keskusteluja voidaan tallentaa ja käyttää palvelun laadun kehittämiseen. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.
15. Muutokset
Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa, jos palvelut, käsittelytavat tai lainsäädäntö muuttuvat.
Laadittu 2.12.2024.
Viimeksi päivitetty 24.6.2026.
16. Yhteystiedot
KH Tieto & Taito Oy
Sähköposti: asiakaspalvelu@khtietotaito.fi
Puhelin: +358 44 952 8216
