Käytössä olevat järjestelmät
- Avaa.io isännöintijärjestelmänä ja asukasportaalina
- Fennoa taloushallinnon ja kirjanpidon järjestelmänä
Tietoturva ja järjestelmät
Miten tietoja käsitellään palvelussa
Tällä sivulla kerrotaan käytännön tasolla, miten tietoja käsitellään, mitä järjestelmiä käytetään ja missä tilanteissa automaatio on mukana. Tarkoitus on avata toimintatapaa selkeästi ilman turhaa teknistä kieltä.
• käytössä ovat Avaa.io ja Fennoa
• tekoälyä ei käytetä asiakas- tai taloyhtiötietojen käsittelyyn
• automaatio on sääntöpohjaista ja poikkeamat tarkistetaan erikseen
1. Tiedot ja tietoturva
Osakas-, asiakirja- ja taloustietoja käsitellään vain niissä järjestelmissä, joita tarvitaan palvelun hoitamiseen.
Keskeiset periaatteet
- käyttöoikeuksia hallitaan tehtävien mukaan
- tietojen käsittely perustuu palvelun toteuttamiseen
- tietoja ei siirretä ulkopuolelle ilman asianmukaista perustetta
2. Tekoälyn käyttö
Tekoälyä voidaan käyttää viestinnän ja tekstien jäsentelyn tukena. Asiakas- tai taloyhtiötietoja ei syötetä kielimalleihin, eikä tekoälyä käytetä päätöksentekoon tai maksuliikenteeseen.
Mihin tekoälyä voidaan käyttää
Esimerkiksi tekstin luonnosteluun, jäsentelyyn ja viestien selkeyttämiseen ilman asiakas- tai taloyhtiökohtaisen datan syöttämistä.
Mihin tekoälyä ei käytetä
Tietojen käsittelyyn, päätöksentekoon, maksuliikenteeseen tai asiantuntijan harkinnan korvaamiseen.
Vastuu säilyy ihmisellä
Kaikki päätökset, arviot ja toimenpiteet tekee aina vastuullinen henkilö. Järjestelmät tukevat työtä, mutta eivät korvaa harkintaa.
3. Maksuliikenne ja seuranta
Maksuliikenne hoidetaan asiakkaan omalta pankkitililtä järjestelmän kautta. Näkyvyys raportointiin ja seurantaan määräytyy palvelumallin ja käytössä olevien järjestelmien mukaan.
Maksuliikenteen perusperiaatteet
- maksut kulkevat asiakkaan omalta tililtä
- käsittely tapahtuu järjestelmässä
- poikkeamat voidaan tunnistaa ja tarkistaa erikseen
Seuranta ja läpinäkyvyys
- talouden raportointi on käytettävissä palvelumallin mukaisesti
- asiakirjat ja päätökset tallennetaan järjestelmään
- erillisveloitettavista töistä sovitaan etukäteen
4. Automaatio
Automaatio liittyy palvelussa pääasiassa rutiineihin, kuten maksujen kohdistamiseen ja kirjanpidon tiliöintiin. Se toimii ennalta määritellyillä säännöillä eikä tee itsenäisiä päätöksiä.
Jos järjestelmässä havaitaan poikkeama, asia tarkistetaan erikseen ennen jatkotoimia. Tavoitteena on vähentää rutiinityötä, ei siirtää vastuuta järjestelmälle.
5. Usein kysyttyä tietoturvasta ja järjestelmistä
Jos jokin oman palvelun tai taloyhtiön näkökulmasta mietityttää, asiasta voi kysyä myös suoraan yhteydenoton yhteydessä.
Missä tietoja käsitellään?
Tietoja käsitellään palvelun toteuttamiseen käytettävissä järjestelmissä. Käytössä ovat Avaa.io ja Fennoa.
Käytetäänkö tekoälyä tietojen käsittelyyn?
Ei. Tekoälyä voidaan käyttää viestinnän ja tekstin jäsentelyn tukena, mutta tietoja ei syötetä kielimalleihin eikä tekoäly tee päätöksiä tai käsittele maksuliikennettä.
Voiko asiakas tai hallitus seurata taloutta?
Kyllä. Näkyvyys talouden raportointiin, asiakirjoihin ja seurantaan määräytyy palvelumallin ja käytössä olevien järjestelmien mukaan.
Mitä automaatio käytännössä tarkoittaa?
Automaatio tarkoittaa sääntöpohjaisia toimintoja, kuten maksujen kohdistamista ja kirjanpidon tiliöintiä. Poikkeamat tarkistetaan aina erikseen.